Transparencia
Capítulo 11
Transparencia
En EDEQ desarrollamos estrategias de comunicación, educación y relacionamiento para fortalecer la confianza de nuestros grupos de interés. A continuación relacionamos las actividades destacadas de la gestión realizada durante 2023:
Gestión Ética: anualmente promovemos el Código de Ética del Grupo EPM como un mecanismo para la gestión organizacional. En 2023 realizamos un Foro de Gerencia con los colaboradores en el que abordamos los contenidos del Código, casos de empresas con prácticas que impactaron su reputación y promovimos conversaciones sobre la gestión ética en los procesos organizacionales.
Comité de Ética: en 2023 se fortaleció la operación del Comité, se reunió 6 veces en las que revisaron los resultados de la medición de clima ético 2022, se definieron los temas para el plan 2023, se socializaron las conclusiones del Foro de Ética del sector eléctrico 2022; entre otros temas. Adicionalmente, una buena práctica implementada ha sido la reflexión ética en algunas sesiones del Comité de Gerencia.
Conexión ética: continuó la revisión de los documentos que hacen parte de la gestión (políticas, declaraciones, lineamientos, entre otros) para su actualización. Se identificaron mejoras en la documentación que se aplicarán en 2024.
Medición de clima ético: realizamos la 4ª medición con alcance de Grupo EPM usando la metodología de USAID. En la encuesta participaron el 74% de los trabajadores y el resultado es satisfactorio, manteniendo los estándares de EDEQ en el rango de cumplimiento. La novedad en esta medición es la pregunta asociada al relacionamiento con competidores que presenta un rango de cumplimiento alto.
Campañas: continuamos promoviendo la declaración de conflicto de interés y la campaña de principios y valores del Código de Ética. En comunicación externa promovimos el uso de la línea ética en medios digitales y destinamos un espacio en el reverso de la factura con información del canal de reporte, que es de acceso permanente para los usuarios. También se promovió en el programa de radio semanal.
Acción Colectiva del Sector Eléctrico: desde 2016 nos vinculamos voluntariamente a esta iniciativa.
Línea ética - Contacto Transparente: este canal está a disposición de nuestros grupos de interés para reportar actos o comportamientos indebidos de los trabajadores, proveedores o contratistas asociados al fraude, corrupción, violación o infracción de las normas o políticas y otros asuntos. En 2023, se presentaron 7 casos de denuncia y todos fueron gestionados y cerrados.
Mecanismos formales de queja y/o reclamación en la organización
- Comité de Convivencia Laboral: contribuye a la protección de los trabajadores contra los riesgos psicosociales que puedan afectar su salud, como es el caso del estrés ocupacional y el acoso laboral.
- Comité Obrero Patronal: atiende los procesos disciplinarios al interior de la organización.
Gestión Integral de Riesgos - GIR: es un mecanismo para la toma de decisiones que permite gestionar oportunamente los eventos de origen interno y externo que pueden impactar el cumplimiento de los objetivos estratégicos, el crecimiento y la sostenibilidad del negocio. Para la vigencia 2023 el enfoque fue el mantenimiento de la administración de riesgos en todos sus niveles de gestión, por medio de la actualización de los mapas de riesgos y sensibilización en la toma de decisiones basada en riesgos.
Se actualizaron la matriz de riesgos de empresa, el mapa de riesgos de fraude, corrupción, soborno, lavado de activos, financiación del terrorismo y competencia desleal enfocándolo con las mejores prácticas nacionales e internacionales, se gestionaron los conflictos de interés que reportaron los trabajadores, se lideró y articuló con las áreas para la gestión de las consultas en listas públicas para los relacionamientos con terceros y se participó de la acción colectiva del sector eléctrico.
Análisis de riesgos nivel empresa: nuestro mapa de riesgos es validado y actualizado anualmente por el Comité de Gerencia y la gestión de los riesgos estratégicos es liderada por los directivos, quienes aprobaron el mapa de riesgos de EDEQ de la vigencia 2022 – 2023 en octubre de 2022. Por su parte, la Junta Directiva revisa y monitorea los riesgos como parte de la agenda de las sesiones de cuerpos colegiados y con la aprobación del plan empresarial se incluye la actualización del mapa de riesgos.
Plan de gestión de riesgo de desastres: establecimos el plan en cumplimiento del decreto 2157 de 2017 en el marco del artículo 42 de la ley 1523 de 2012, en el que se consignan las acciones de conocimiento y reducción del riesgo actual y futuro que pueden generar daños y pérdidas al entorno, así como las acciones de respuesta a los desastres que pueden presentarse. Durante 2023 actualizamos el plan y recibimos auditoría de la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, en la que obtuvimos conformidades de la gestión, y dos oportunidades de mejora que se ajustaron en la actualización del plan para aprobación por parte de la alta dirección.
Plan de continuidad del negocio: trabajamos en el mantenimiento y actualización del plan, enfocándonos en recopilar las lecciones aprendidas del ciber ataque materializado en 2022, para preparar los procesos, mantener mejores prácticas que apalanquen el logro de sus objetivos en operación normal como en operación en contingencia por materialización de eventos de gran impacto.
Continuamos trabajando en el desarrollo de un Plan de Continuidad del Negocio que busca preparar a EDEQ ante la materialización de eventos de gran magnitud que afecten la prestación del servicio, usando la metodología de identificación de los escenarios de peor caso.
Prácticas de anticorrupción y soborno: estamos comprometidos con la política de “cero tolerancia frente al fraude, la corrupción y el soborno”. Tomamos las medidas necesarias para combatir estos flagelos, implementando mecanismos, sistemas y controles adecuados que permitan su prevención, detección y tratamiento.
Análisis de riesgos de corrupción: nuestros procesos identifican, analizan y valoran los riesgos de corrupción y definen controles. En 2023 se realizó ejercicio de participación y consulta ciudadana en la página web en el que invitamos a nuestros grupos de interés a participar en la construcción del mapa de riesgos de fraude, corrupción, soborno, lavado de activos, financiación del terrorismo y competencia desleal para la vigencia 2024, alineado con la ley 1474 del 2011 estatuto anticorrupción y el decreto 124 de enero de 2016 (normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública).
Relacionamiento con grupos de interés: con el objetivo de promover la articulación interinstitucional, diseñamos y ejecutamos estrategias de relacionamiento en las que propiciamos espacios de concertación y rendimos cuentas, escuchamos a nuestros grupos de interés y articulamos los procesos empresariales con las necesidades y expectativas de sus clientes y usuarios.
Plan de relacionamiento con Grupos de Interés: este plan nos permite gestionar las relaciones, brindar información de manera proactiva y fortalecer la confianza por medio de actividades segmentadas.
Relacionamiento con los grupos de interés comunidad, clientes y usuarios: propiciamos espacios de diálogo donde promovemos el trabajo con las Alcaldías Municipales, empresas públicas y privadas con el fin de aportar a la sostenibilidad económica, social y ambiental de la región. En 2023 impactamos 6,599 personas con nuestros programas de Cercanía, acercamientos empresariales, norma de Turismo Sostenible, comerciantes.
Relacionamiento con el grupo de interés Estado: nuestro plan incluyó encuentros con autoridades del departamento para promover la cercanía, brindar información y atender sus inquietudes, espacios liderados por el Gerente General. En 2023 impactamos a 2,180 personas de este grupo con programas como el encuentro con Personeros Municipales, Seminarios de Energía, evento Estado, seminario de gobierno, sesiones Concejos Municipales, mesas de trabajo.
Comunicación con grupos de interés: en la perspectiva de sostenibilidad, la comunicación se gestiona a través de 3 focos:
- La comunicación educativa se desarrolla a través de sensibilización, información y formación, utilizando herramientas de relacionamiento basadas en el conocimiento, reconocimiento y respeto de nuestras comunidades, sus aspectos culturales y sus espacios cotidianos, estableciendo las alianzas requeridas con entidades externas, líderes institucionales y comunitarios.
- La comunicación comercial integra diferentes estrategias como la publicidad, los patrocinios, la promoción de ventas y las relaciones públicas, entre otras, las cuales buscan posicionar la marca del Grupo EPM, sus servicios y las diferentes ofertas asociadas a comparabilidad y acceso.
- La comunicación por suspensiones está orientada a informar para minimizar las molestias por la interrupción programada del servicio.
Nuestra comunicación de en 2023 tuvo como hito ser la primera empresa del país en lograr el 100% de cobertura del servicio de energía. La agenda informativa estuvo marcada por el impacto de la condición climática en el sistema eléctrico; en el caso de la tarifa, el tema fue movilizado en la agenda nacional y no tuvo repercusión en el territorio. La estrategia de navidad tuvo impacto positivo por el monto de la inversión realizada que fue el más alto en la historia, así como por el despliegue en varios municipios del Quindío. Desarrollamos el sitio web para las ofertas comerciales, la promoción de Volty EDEQ como el canal para la comunicación con los clientes; se ejecutaron las campañas de uso seguro y eficiente del servicio, de promoción del recaudo, de pérdidas de energía y del programa Somos.
Ciudadanía Corporativa: son acciones que contribuyen al mejoramiento del entorno y que no están asociadas con el núcleo del negocio. Destacamos
- Alumbrado navideño: contribuye a la construcción de la cultura ciudadana, el encuentro familiar, la promoción de los valores, la preservación de las tradiciones de la comunidad y el disfrute de la ciudad. Con el propósito de contribuir a la generación de empleo local y a la promoción del turismo en la región, en 2023 desarrollamos la estrategia de navidad con una inversión de $3,765 millones, la más alta de la historia del departamento gracias al aporte económico y el trabajo conjunto con las Alcaldías de Armenia, Salento, La Tebaida, Córdoba, Génova, Buenavista y el corregimiento de Barcelona, la Gobernación del Quindío, Empresas Públicas de Calarcá - EMCA, Empresas Públicas de Armenia - EPA, Universidad del Quindío y EDEQ. La construcción del alumbrado generó más de 100 empleos formales donde el 90% fue mano de obra local entre las que se encontraban madres cabeza de hogar.
- Eventos y patrocinios: desarrollamos y apoyamos eventos y vinculaciones publicitarias de carácter abierto, que apunten a generar, sostener y fortalecer las relaciones con los grupos de interés, para el desarrollo de las regiones donde actúa y el incremento de la reputación del grupo empresarial. En 2023 realizamos 32 patrocinios por $95 millones que beneficiaron a más de 23.000 personas.
